Som företagare är det viktigt att ha koll på vilka personer som kan utföra företagets bankärenden, till exempel vilka som har rätt att godkänna betalningar. Att ha en uppdaterad företagsfullmakt, som reglerar detta, är en enkel säkerhetsåtgärd mot bedrägerier.
Fördelar med att vara två personer som godkänner betalningar
Att kräva att två personer tillsammans godkänner betalningar, är ett enkelt med effektivt sätt att minska risken för fel och bedrägerier. Det handlar inte om att misstänkliggöra någon i företaget – tvärtom. Det handlar om att skapa en sund kontrollmekanism. Vem som helst kan bli lurad, exempelvis av en bluffaktura eller ett telefonbedrägeri, men det är svårare att lura två personer än en.
Om två personer måste godkänna en transaktion, ökar chansen att bluffen upptäcks. Den andra personen kan ifrågasätta, dubbelkolla eller helt enkelt känna igen att något inte stämmer.
Det stärker även den interna kontrollen eftersom fler granskande ögon minskar risken för misstag. Det kan även stärka förtroendet, både internt och externt, då det signalerar att företaget tar säkerhet på allvar.
Om ditt företag hanterar extra höga belopp kan ni dessutom vara fler än två personer som godkänner transaktioner – det skapar ytterligare en säkerhetsnivå.
Skydda ditt företag – se över fullmakterna regelbundet
När du ser över strukturen kring företagets fullmakter, behöver du tänka på fler faktorer utöver vem eller vilka som kan godkänna betalningar. Du kan till exempel ställa dig dessa frågor:
Stämmer listan över fullmaktstagare?
Listan ska vara aktuell och uppdaterad, och det är viktigt att gamla fullmaktstagare tas bort, exempelvis när personer slutar eller byter roll i företaget. Dessutom kan fullmakter ställas in så att de exempelvis endast gäller vissa tider på dygnet.Är beloppsgränserna rimliga?
I många fall kan beloppsgränser vara för högt satta i förhållande till företagets faktiska behov. En lägre beloppsgräns kan minska risken för stora felaktiga utbetalningar.Behövs möjlighet till utlandsbetalningar?
När det gäller utlandsbetalningar bör du fundera på om behörigheten verkligen behövs löpande. Om utlandsbetalningar utförs sällan kan det vara säkrare att aktivera den möjligheten vid behov. Samma sak gäller andra banktjänster – ta bort de behörigheter som inte används.Har företaget leverantörer som skickar större fakturor?
Om ditt företag har leverantörer som regelbundet skickar större fakturor kan det vara en idé att sätta särskilda beloppsgränser kopplade till just dessa leverantörer, istället för att ha en generell hög gräns som gäller alla.
Uppdatera och anpassa fullmakten efter behov
Hos oss finns stor flexibilitet i hur fullmakten kan utformas, vilket gör det möjligt att skapa en lösning som är säker, praktisk och anpassad efter just ditt företags behov. Du kan till exempel:
Ha olika beloppsgränser för olika personer
Ha två eller fler i förening som godkänner betalningar
Använda olika behörigheter och beloppsnivåer för olika personer eller typer av transaktioner
Begränsa fullmakten till specifika tider på dygnet och ange datum när fullmakten skall upphöra att gälla
Lägga till utlandsbetalningar vid behov
Mer om företagsfullmakter
Läs mer om vad en fullmakt är, när de behövs samt hur du hanterar dem.
