Många brf:er vill bli mer digitala
Videomöten har blivit vanligare efter pandemin, även i bostadsrättsföreningar. Nu öppnar en lagändring för möjligheten att hålla föreningens stämmor helt digitalt. Det kan innebära en ekonomisk besparing för föreningar som annars måste hyra en lokal för stämman.
– Det blir billigare på det sättet, och många medlemmar vill gärna ha möjlighet till digitala möten, säger Kerstin Frykberg Andersson, som är styrelserådgivare på organisationen Bostadsrätterna.
Kräver stadgeändring
För att föreningen ska kunna hålla stämma helt digitalt krävs att det skrivs in i stadgarna. En stadgeändring behöver röstas igenom på två stämmor, vilket innebär att de flesta föreningar inte hinner få igenom ändringen inför årsstämman i vår.
– Men 2025 kan årsstämman hållas digitalt, om man tar upp det på årsstämman i år och sedan genomför en extrastämma för att fastslå beslutet, säger Kerstin Frykberg Andersson.
En möjlighet om styrelsen vill erbjuda digital närvaro utan stadgeändring redan i år är att ha en hybrid årsstämma. Då kan medlemmarna välja mellan att delta digitalt eller befinna sig på plats.
Säker röstning
Om en stämma ska genomföras helt eller delvis digitalt är det viktigt att röstningen fungerar säkert. I en liten förening kan det räcka med att styrelsen själva kontrollerar i videomötet vilka medlemmar som är med på mötet. Är föreningen större är det bra med ett digitalt verktyg där medlemmarna loggar in med Bank-id.
Om stämman genomförs i ett öppet videoverktyg som Teams eller Google Meet finns en risk att det förekommer fusk. Ju större förening, desto högre sårbarhet.
– Jag har varit med om fall där man vid en efterkontroll har upptäckt att flera har fuskat och röstat flera gånger. Det är en svaghet och gör att mötet kan bli kuppartat, säger Kerstin Frykberg Andersson.
Fullmakter ska lämnas i förväg
För föreningar som vill skaffa ett bra verktyg för digitala stämmor rekommenderar Bostadsrätterna Percap. Då läggs dagordningen och medlemsregistret in i förväg och medlemmarna loggar in med Bank-id inför stämman. Röstningen kan genomföras sluten eller öppen och efteråt får föreningen ett slutresultat som kan dokumenteras tillsammans med originalprotokollet.
Ett annat krav vid en helt digital årsstämma är att kallelsen ska innehålla information om hur medlemmarna ska gå till väga för att delta och rösta. Fullmakter ska godkännas i förväg och registreras i röstningssystemet.
Fysiska möten har andra fördelar
Även om digitala stämmor har flera fördelar för både medlemmar och förening tycker inte Kerstin Frykberg Andersson att det nödvändigtvis är bättre att digitalisera stämman. Alla har kanske inte möjlighet att närvara digitalt och måste då lämna fullmakt. Med en digital stämma tappar man den sociala funktionen och det finns många medlemmar som gärna vill träffas.
– Många går på en stämma bara för att också få chans att umgås efteråt. Digitala stämmor är effektivare men det kan också bli lite tråkigare.
Det kan dock vara bra att ändra stadgarna för att möjliggöra en digital stämma i framtiden, även om föreningen inte vill hålla stämmorna helt digitalt i dagsläget.
– Då är föreningen redo om behovet uppstår, säger Kerstin Frykberg Andersson.
Rådgivaren tipsar
Kerstin Frykberg Andersson, styrelserådgivare på organisationen Bostadsrätterna.
