Att näringslivet fungerar även i kris är viktigt för hela samhället. Men att säkerställa att företaget klarar en oväntad händelse är i första hand en trygghet för ägare och personal.
– Kan inte företaget fortsätta verksamheten slår det direkt på intäkterna, samtidigt som du står kvar med samma utgifter. Då gäller det att ha en plan B, säger Jan-Olof Olsson som arbetar med försörjningsberedskap på MCF, Myndigheten för civilt försvar.
Vilka funktioner måste fungera i en kris?
Exempel på risker som ett företag bör vara redo att hantera är strömavbrott, transportstörningar, strejker, brist på komponenter, cyberangrepp samt extremväder som översvämningar.
– Allt detta kan hända, och ibland på samma gång, konstaterar Jan-Olof Olsson.
Hans råd till den som vill rusta företaget för kriser är att fundera på vad som är viktigast i verksamheten. Vad bara måste fungera? Vissa komponenter, maskiner eller tjänster kanske företaget kan klara sig utan en period, medan annat är helt nödvändigt.
– Börja med det som utgör den största risken, och gå sedan igenom verksamheten i bitar. Man kan inte se över hela företaget på en gång.
Ett bra sätt att skydda sig proaktivt för att minska sårbarheten i samband med angrepp, är att tillämpa rutiner och skydd mot nätfiske och skadlig kod Opens in a new window.
Kompetens, kapacitet och IT
Åtgärder som kan minska risken är exempelvis att teckna avtal med fler leverantörer, för att inte vara beroende av en enda. Man kan också behöva se till att det finns reservdelar på lager, eller dimensionera för extra kapacitet i produktionen.
– Har du en maskin med 100 procents beläggning så utgör det en risk. Kompetens är en annan sårbarhet: om det bara är en person som kan en maskin, och denne blir sjuk, vad gör ni då?
Kompetensbreddning kan vara en åtgärd för att minska risken så att verksamheten blir mindre personberoende.
IT-miljön är ett annat område som innebär risk. Ett exempel på hur hårt det kan slå är it-attacken mot en av Coops leverantörer häromåret, då matkedjan tvingades stänga sina butiker för att kassasystemet slutade fungera.
– Säljer du i butik bör du ha en kassa för kontanter så att du kan hålla affären igång, säger Jan-Olof Olsson.
Det finns en del praktiska råd och rekommendationer Opens in a new window för småföretagare kring säkerhet för it- och internetrelaterade risker.
Förbered för transportstörningar
Vid strömavbrott kan reservkraft i form av en UPS eller ett dieselaggregat vara ett sätt att hålla viktiga it-system eller kassor uppe.
En annan sårbarhet i många företag är att man har slimmat sitt lager och jobbar enligt strategin just-in-time. Jan-Olof Olsson anser att företag bör värdera vilken risk det innebär om det skulle bli stopp i transporterna.
– Vad händer i så fall? Det bör finnas ett alternativ om det blir en störning, säger han.
Beroende på verksamheten kan det räcka med att man låter en lastpall stå en dag innan den ska användas, för att skapa en marginal.
– Inom tillverkningsindustrin binder det kanske alltför mycket kapital att göra så. I andra verksamheter spelar det inte så stor roll ekonomiskt, men det minskar risken radikalt.
Bättre att göra något än inget alls
Jan-Olof Olssons viktigaste råd till den som ska påbörja ett arbete med kontinuitetsplanering är att inte fastna för länge i analysen. Det är bättre att ganska snabbt gå vidare när man har identifierat de viktigaste sårbarheterna.
– Enkla lösningar är bättre än ingen lösning. Sedan, när ni har jobbat igenom fler delar av verksamheten, lärt er längst vägen och blivit klokare – då kan ni gå tillbaka till det första området och se över det igen.
Att öva på olika situationer är också en viktig del.
– Man kan göra stora övningar som hela kommunen är med i, men det kan även handla om att ta upp frågan på ett möte om vad man gör ifall datakommunikationen går ner. Ska vi kanske dra en annan internetlina till en annan leverantör? Allt är bättre än att inte göra någonting, säger Jan-Olof Olsson.
Råd från specialisten
