Många undrar hur styrelsearbete i en stiftelse fungerar i praktiken och vad som är viktigt att tänka på. Stiftelsejuristen Caroline Nykvist har en god förståelse för styrelsearbete och vilka frågor som är särskilt viktiga att ha koll på.
Styrelsens ansvar – varför är det så omfattande?
I en stiftelse finns inga ägare som kan följa upp verksamheten eller ställa styrelsen till svars. Därför har styrelsen det yttersta ansvaret för att tillgångarna förvaltas korrekt och att verksamheten bedrivs enligt stiftelsens stadgar och stiftelselagen.
Ansvaret omfattar bland annat:
• att kapitalet förvaltas med omsorg
• att stiftelsens ändamål följs
• att bokföring och redovisning sköts korrekt
• att årsredovisning och andra handlingar upprättas i tid
• att regler om jäv och intressekonflikter hanteras
Styrelsen behöver också följa upp ekonomi, placeringar och verksamhet löpande. Många stiftelser väljer att ta stöd i arbetet med redovisning och anslagstjänster för stiftelser för att säkerställa att administration och rapportering fungerar på ett strukturerat sätt.
Att sitta i en stiftelses styrelse
Ett styrelseuppdrag är ett förtroendeuppdrag men också ett ansvar som kräver tid och engagemang. Även när uppdraget är ideellt förväntas du sätta dig in i stiftelsens stadgar, ekonomi och verksamhet.
– Det är bra om nya ledamöter får en introduktion med stadgar, den senaste årsredovisningen, placeringspolicyn och aktuella protokoll. Det gör det lättare att förstå vilka frågor som är särskilt viktiga för just den stiftelsen, säger Caroline Nykvist, stiftelsejurist Handelsbanken.
Vem kan vara styrelseledamot?
Vem som kan utses styrs i första hand av stiftelsens stadgar. Huvudregeln är att styrelsen själv utser nya ledamöter men i vissa stiftelser utses ledamöter av stiftaren, en organisation eller en myndighet.
När styrelsen sätts samman är det viktigt att den samlade kompetensen passar stiftelsens verksamhet. Det kan handla om erfarenhet av ekonomi, juridik, kapitalförvaltning eller den verksamhet som stiftelsen stödjer.
– Oberoende och lämplighet är viktigt. En ledamot ska kunna agera i stiftelsens intresse och inte utifrån egna eller närståendes intressen, konstaterar Caroline.
Styrelseledamöternas ansvar
Styrelsen fattar beslut gemensamt. Det innebär att alla ledamöter normalt ansvarar för de beslut som styrelsen har fattat, även om arbetsuppgifter har fördelats mellan ledamöterna.
– Personligt ansvar kan uppstå om en ledamot uppsåtligen eller av oaktsamhet orsakar skada genom att till exempel bryta mot stiftelselagen eller stadgarna. Om du inte delar ett beslut bör du få din avvikande mening antecknad i protokollet. Det kan ha betydelse om ansvarsfrågor senare prövas, förklarar Caroline.
Dokumentation vid val av ny ledamot
När en ny ledamot utses bör dokumentationen vara fullständig. Det gäller särskilt:
• beslutsprotokoll
• ledamoten har accepterat uppdraget
• registrering hos tillsynsmyndigheten
• eventuella jävs- och intresseförklaringar
Tydlig dokumentation underlättar både styrelsens arbete och kontakten med tillsynsmyndigheter och revisorer.
Intressekonflikter
Jäv kan uppstå när en ledamot har ett eget intresse i en fråga som styrelsen behandlar. Det kan till exempel gälla avtal med närstående, bidragsbeslut eller placeringar där ledamoten har kopplingar.
För att skydda förtroendet för stiftelsen bör styrelsen ha tydliga rutiner för att identifiera och hantera intressekonflikter. Den som är jävig får inte delta i handläggningen eller beslutet i den aktuella frågan.
– Ett öppet arbetssätt, tydliga protokoll och återkommande genomgångar av jävsfrågor är viktig delar av ett hållbart styrelsearbete. Det bidrar till att stiftelsen kan fullgöra sitt ändamål med fortsatt förtroende från omvärlden, sammanfattar Caroline.
När stiftelsen förvaltar ett större kapital kan styrelsen också behöva ta ställning till hur kapitalet ska placeras, risknivå och uppföljning av förvaltningen. Då kan det vara värdefullt att ta del av kapitalförvaltning för stiftelser
och få stöd i hur förvaltningen kan anpassas till stiftelsens ändamål och hur långsiktig förvaltningen ska vara.
För många styrelser är det också viktigt att regelbundet diskutera ansvarsfördelning, styrning och långsiktiga frågor. I sådana situationer kan rådgivning för stiftelser vara ett komplement till det löpande styrelsearbetet.
Känner du att ni har koll på läget? Om inte så finns hjälp att anlita genom våra experter, läs mer om allt vi kan erbjuda och hitta kontaktuppgifter till våra experter inom stiftelser och filantropi.
Caroline Nykvist,
Stiftelsejurist Handelsbanken
