Stiftelser mår bäst av tydliga rutiner. När du har ordning på dokument, beslut och uppföljning blir det enklare att ta ansvar för stiftelsens ändamål och att föra arbetet vidare när styrelsen förändras.
Varför är ordning och reda viktigt?
Som styrelseledamot ansvarar du för att stiftelsen följer sitt stiftelseförordnande och den lagstiftning som gäller för stiftelsen. Styrelsen ska också se till att stiftelsens handlingar förvaras på ett ordnat och betryggande sätt.
En tydlig struktur gör det enklare att:
• veta vem som ansvarar för olika uppgifter
• följa upp tidigare beslut
• förstå varför styrelsen har fattat ett visst beslut
• lämna över arbetet när en ledamot slutar
• visa hur styrelsen har arbetat med stiftelsens ändamål.
Ordning i styrelsearbetet kan också underlätta kontakten med revisor och tillsynsmyndighet.
Vad bör du dokumentera?
Börja med stiftelsens viktigaste handlingar som är stiftelseförordnande och stadgar. Det vill säga det som är grunden för stiftelsens ändamål och hur den ska förvaltas. Utöver det bör också följande delar dokumenteras:
• styrelseprotokoll och beslut – vad styrelsen har beslutat, vem som ansvarar för nästa steg och vad som ska följas upp
• placeringspolicy – till exempel vilka tillgångar stiftelsen får placera i, vilken risk som är tillåten och hur placeringarna ska följas upp
• attest- och beslutsordning – vem som får godkänna betalningar, avtal och andra ekonomiska beslut och när flera personer behöver godkänna ett beslut
• rutiner för utdelning – till exempel hur ansökningar eller mottagare bedöms och hur beslutet dokumenteras. Detta sköts alltid av styrelsen eller styrelseförvaltaren.
• rutiner för uppföljning av ändamålet – hur styrelsen följer upp att stiftelsens verksamhet och utdelningar ligger i linje med stiftelsens ändamål
• underlag inför styrelsemöten – till exempel ekonomisk rapportering, placeringsöversikt, förslag till utdelningar och frågor som kräver styrelsens beslut.
Styrelsens beslut ska protokollföras. Protokollet ska undertecknas av den som har fört protokollet och justeras av ordföranden, om ordföranden inte har fört protokollet. Styrelsen kan också hålla digitala möten om stiftelsens föreskrifter inte säger något annat och de som har rätt att delta godtar mötesformen.
Dokumentationen behöver ge en tydlig bild av vad styrelsen har beslutat och vad som ska göras. Det underlättar uppföljningen och ger framtida styrelser bättre förutsättningar att sätta sig in i arbetet.
Styrelsearbete i praktiken
Stiftelselagen anger inte hur många gånger styrelsen ska sammanträda varje år. Ordföranden ska däremot se till att styrelsen sammanträder när det behövs. En ledamot kan också begära att styrelsen sammankallas.
Hur ofta styrelsen behöver mötas beror därför på stiftelsens verksamhet och omfattning. En återkommande agenda kan göra mötena enklare att planera och genomföra.
Styrelsen bör följa upp beslut från tidigare möten, gå igenom stiftelsens ekonomi och förvaltning och se hur verksamheten följer stiftelsens ändamål. Det kan också handla om pågående frågor och ärenden som behöver diskuteras eller beslutas. Avsluta gärna mötet med att tydliggöra vilka beslut som har fattats och vem som ansvarar för nästa steg.
Struktur som håller över tid
Styrelsearbete handlar inte bara om vad som behöver göras idag. En bra struktur gör det också enklare när personer lämnar eller tillkommer i styrelsen.
Se därför regelbundet över att uppgifterna om styrelse, ordförande, revisor och firmateckning är aktuella. Ändringar av registrerade uppgifter ska anmälas till Länsstyrelsen. Till exempel behöver ändringar av styrelseledamöter kunna styrkas med protokoll eller andra handlingar.
Det är också viktigt att känna till att reglerna kan skilja sig åt mellan olika typer av stiftelser. Stiftelsens förordnande och den lagstiftning som gäller för just din stiftelse styr hur den ska förvaltas.
Med ordning på ansvar, beslut och dokumentation blir det enklare att förvalta stiftelsen i enlighet med stiftarens vilja – även när styrelsen förändras.
